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FATTURAZIONE ELETTRONICA E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DEI DATI
La riforma della fatturazione
Con la Direttiva 2001/115/CE è stato fissato a livello comunitario, un elenco armonizzato delle indicazioni minime obbligatorie che le fatture devono contenere, le modalità comuni per il ricorso alla fatturazione elettronica e all’archiviazione sostitutiva delle fatture, nonché i criteri per effettuare l’autofatturazione o dare in subappalto le operazioni di fatturazione.
La possibilità di emettere e conservare le fatture in solo formato digitale, è stata introdotta nell’ordinamento italiano dal Decreto Legislativo del 20 febbraio 2004 n. 52 che ha recepito la Direttiva 2001/115/CE del Consiglio del 20 dicembre 2001, e dal Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 23 gennaio 2004.
Novità
Secondo il disposto della direttiva 2010/45/UE del 22 luglio 2110, l’autenticità ed integrità del documento potrà essere comprovata attraverso la trasmissione elettronica dei dati “EDI”, vedasi la raccomandazione 1994/820/CE ovvero, da firma digitale di cui alla Direttiva 1999/93/CE o ancora con qualunque altro mezzo ad oggi esistente.
Dal 1° gennaio 2013 la fattura elettronica avrà il medesimo valore della fattura cartacea, questo quanto emerge dalla direttiva europea di riforma dell’iva approvata negli scorsi giorni da Ecofin.
L’obiettivo è quello di armonizzare la normativa comunitaria e svecchiare il sistema ancora basato sulla Direttiva 115/CE del 2001. Il Legislatore ha, difatti, previsto che il singolo operatore possa scegliere in quale modo garantire tali aspetti, nell’ottica di rendere agevole il passaggio da cartaceo a telematico.
I modelli di fatturazione elettronica
Il quadro normativo di fatto regola diversi modelli di “fatturazione elettronica”, dalla semplice trasmissione telematica delle fatture alla fatturazione elettronica in senso proprio. I quattro principali scenari considerati prevedono: (1) l’utilizzo della trasmissione telematica delle fatture, (2) l’adozione della conservazione sostitutiva dei documenti fiscali, (3) la fatturazione elettronica in senso proprio e infine (4) il ricorso a sistemi di scambio documentale basati sull’EDI (Electronic Data Interchange).
Trasmissione telematica delle fatture
Nel caso di trasmissione telematica delle fatture (o “fatturazione telematica”) la trasmissione dei dati e delle informazioni contenute in fattura avviene utilizzando un canale telematico. Parliamo quindi di fatturazione telematica qualora il mittente trasmetta al destinatario la fattura o le informazioni contenute in fattura tramite un canale elettronico. Resta in questo caso obbligatoria sia da parte dell’emittente che del destinatario la “materializzazione” (stampa su supporto cartaceo) del documento.
È necessario infatti stampare i dati che si ricevono creando un documento (cartaceo) che costituirà l’evidenza “legale” del documento stesso, esattamente come la fattura che si riceve via posta. Non è peraltro necessario che l’originale del cliente e la copia fornitore della fatture abbiano lo stesso layout grafico: ciò che è fondamentale è la congruenza dei dati in esse contenuti. Scambiare le fatture via email (o tramite altri canali elettronici) provvedendo alla conservazione della relativa copia cartacea comporta limitati benefici ma nessuna “controindicazione”: questa non è infatti “fatturazione elettronica” e quindi non è soggetta agli obblighi previsti dalla normativa.
La conservazione sostitutiva
Per “conservazione sostitutiva” si intende un processo, indipendente dal supporto tecnologico utilizzato, che permette di conservare documenti di qualsiasi natura in formato digitale, in modo che risultino disponibili nel tempo nella loro integrità e autenticità. Tale processo consente di mantenere la validità legale e fiscale dei documenti conservati e rappresenta perciò una modalità di conservazione “sostitutiva” rispetto alla carta. È qui opportuno ricordare che la Circolare 36 dell'Agenzia delle Entrate ha anche stabilito la possibilità di portare in conservazione sostitutiva solo parte delle fatture emesse o ricevute creando degli appositi sezionali per i registri Iva. La Circolare citata consente, infatti, la creazione di registri sezionali in cui numerare progressivamente fatture che si sono raggruppate secondo adeguati criteri, quali la tipologia di documento fiscalmente rilevante o la tipologia di fornitore/cliente (se italiano o estero). Questo accorgimento permette di gestire alcune “situazioni particolari”, quali ad esempio le autofatture o i protocolli Iva generati per l’acquisto di servizi o merci intra-UE che spesso non si vogliono dematerializzare. Il passaggio alla conservazione sostitutiva ha implicazioni gestionali più rilevanti rispetto allo scenario precedente. La normativa infatti prevede l’istituzione di una nuova figura professionale: il Responsabile della conservazione sostitutiva. A tale figura è deputata la definizione delle caratteristiche e dei requisiti del sistema di conservazione nonché il corretto svolgimento del processo di conservazione sostitutiva dei documenti (analogici e informatici). Il responsabile della conservazione può anche essere una figura esterna all’azienda.
Problemi operativi
Purtroppo la riforma non sarà radicale in quanto il tenore della norma lascia subordinata all’approvazione del destinatario la possibilità di utilizzo di tal tipo di fattura, questo aspetto, già oggi vigente, costituisce un vero e proprio freno all’utilizzo del mezzo elettronico non lasciando alle aziende che fossero decise la possibilità di abbandonare in maniera completa la metodologia di fatturazione cartacea.
Così, per le cessioni di beni e per le prestazioni di servizi per le quali l'imposta è dovuta dal destinatario in reverse charge è stato previsto che la fattura debba essere emessa entro il quindicesimo giorno del mese successivo a quello dell’operazione, eliminando la discrezionalità di cui oggi dispongono gli Stati membri, mentre nelle cessioni intracomunitarie gli acconti non influenzano più l’esigibilità dell’Iva, che rimane collegata all’operazione principale. L’esigenza di poter contare su un flusso informativo costante ha portato anche a prevedere nelle cessioni continuative di beni fra stati Ue la fissazione convenzionale dell’effettuazione dell’operazione alla fine di ogni mese di calendario, riprendendo, in parte, quanto già previsto dall’art. 64 della direttiva 2006/112/CE in tema di servizi di durata ultrannuale.
Conslusioni
L’applicazione di quanto previsto dalla nuova normativa necessita di un’attenta valutazione che tenga conto di molteplici fattori, quali:
- le soluzioni tecnologiche (hardware e software);
- l’analisi dei processi aziendali e l’implementazione dei nuovi processi di tenuta della contabilità e fatturazione da un lato, e di archiviazione e conservazione dall’altro;
- le consulenze in materia legale, tributaria e fiscale.
24/08/2010