POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA - PEC
Per le società è obbligatoria dal 29/11/2011
Con il 29 novembre 2011 entra in vigore quanto prescritto dall’art. 16 della L. 2/2009, circa l’obbligo per le società costituite prima del 29/11/2008, di dotarsi di una propria casella di Posta Elettronica Certificata (PEC) per completare il processo di sviluppo della comunicazione in rete a valore legale, del tutto simile rispetto alla raccomandata A/R cartacea.
Peraltro un’ulteriore incombenza sembra rafforzare questa esigenza tecnica: infatti con l’entrata in vigore della L. 183/2010 tutti i datori di lavoro pubblici e privati dal 13/09/2011 debbono avere necessariamente un account PEC per ricevere telematicamente i certificati medici dei propri dipendenti.
Funzione della PEC
La Posta Elettronica Certificata è lo strumento che consente di inviare e ricevere messaggi di testo e allegati con lo stesso valore legale di una raccomandata con avviso di ricevimento. In questo modo si può dialogare con tutti gli uffici della P.A. direttamente via e-mail senza dover più produrre copie di documentazione cartacea ma soprattutto senza doversi presentare personalmente agli sportelli. I benefici sono concreti e immediati, a cui si deve anche aggiungere il risparmio sulle spese di spedizione della raccomandata A/R.
La PEC può essere utilizzata per inviare documenti quali:
- fatture, note di credito;
- ordini, contratti, preventivi;
- convocazione consigli, giunte, assemblee;
- e tutto quello che deve essere inviato in maniera sicura e con una garanzia (e una ovvia ricevuta come lo è per il fax).
Obblighi per imprese e professionisti
Il D.L. n. 185 del 29 novembre 2008 stabilisce l’obbligo, per le società di capitali, per le società di persone e per i professionisti iscritti in albi o elenchi e le pubbliche amministrazioni, di dotarsi di una casella di Posta Elettronica Certificata (PEC) secondo il seguente calendario:
· Società di nuova costituzione : obbligo PEC immediato;
· Società costituite prima del 29/11/2008 : obbligo PEC entro il 29/11/2011;
· Professionisti : obbligo PEC entro il 29/11/2009;
· Pubblica Amministrazione : obbligo PEC immediato;
· Ditte individuali : PEC consigliata;
· Privati : PEC consigliata.
Sono esclusi da tale obbligo gli imprenditori individuali, i quali (al pari dei privati) possono in ogni caso, facoltativamente, richiedere un indirizzo di Posta Elettronica Certificata.
Comunicazione al Registro delle Imprese
L’art. 16, co. 6, del D.L. 29 novembre 2008 n. 185 dispone che le società devono comunicare entro e non oltre il 29/11/2011 il loro indirizzo di Posta Elettronica Certificata al Registro Imprese, il quale lo pubblicherà nel certificato dell’impresa insieme ai dati relativi alla sede. La casella di Posta Elettronica Certificata, infatti, è considerata il domicilio elettronico dell’impresa e dovrà essere attiva e rinnovata regolarmente nel tempo.
La sua gestione però dovrà avvenire con cura, poiché le comunicazioni inviate su tale indirizzo (da fornitori, clienti, Pubblica Amministrazione, Agenzia delle Entrate, Equitalia, ecc.) avranno valore “ufficiale”.
Nella occasione, le società semplici agricole che hanno quale oggetto sociale l’esercizio esclusivo delle attività di cui all’art. 2135 del Codice Civile, potranno comunicare al Registro Imprese la propria ragione sociale inserendo l’indicazione di “società agricola” e adeguare lo statuto, ove redatto, alle previsione dell’art. 2 del decreto legislativo 99/04.
Servizio dello Studio
Lo Studio ha attivato il servizio per il rilascio delle caselle di PEC: nomeazienda@legalmail.it e la successiva comunicazione al Registro Imprese.
Considerato l’elevato numero di società ancora sprovviste della casella certificata, si invitano tutti gli interessati a contattare la sig.na Sara Danusso tel. 0173.296.718 o all’indirizzo mail: pratiche@ansaldisrl.it
Caratteristiche della PEC
Le principali caratteristiche e vantaggi della PEC sono:
- Integrità del messaggio: l’utilizzo dei servizi di posta certificata avviene esclusivamente utilizzando protocolli sicuri, in modo da evitare qualsiasi manomissione del messaggio e degli eventuali allegati da parte di terzi. Infatti tutte le comunicazioni sono protette perché crittografate e firmate digitalmente.
-
Certificazione dell’invio: quando si invia un messaggio da una casella PEC si
riceve dal proprio provider di posta certificata una ricevuta di accettazione
che attesta la data e l’ora della spedizione ed i destinatari.
- Certificazione della consegna: il provider del destinatario invia al mittente
la ricevuta di consegna. Anche in questo caso si tratta di un messaggio e-mail
che attesta la consegna con l’indicazione della data e ora e il contenuto
consegnato.
- Valore legale: alla PEC è riconosciuto pieno valore legale e le ricevute possono essere usate come prove dell’invio, della ricezione ed anche del contenuto del messaggio inviato. Le principali informazioni riguardanti la trasmissione e la consegna vengono conservate per 30 mesi dal gestore e sono anch’esse opponibili a terzi. È importante sottolineare che la trasmissione viene considerata posta certificata solo se entrambi gli interlocutori dispongono di caselle PEC, anche facenti capo a Gestori diversi. Se una delle caselle coinvolte nella trasmissione non è una casella di PEC il sistema potrà fornire la ricevuta di accettazione (invio) proveniente dal Gestore del mittente, ma non la ricevuta di avvenuta consegna.
-
Invio simultaneo dello stesso messaggio a più di un destinatario con costi
ridotti rispetto ai metodi tradizionali.
- Consultazione immediata da ogni personal computer collegato ad Internet.
Sanzioni
In caso di inosservanza delle disposizioni, l’art. 2630 del Codice Civile prevede al co. 1 una sanzione amministrativa pecuniaria da 206 a 2.065 euro in capo a ciascun soggetto che omette di eseguire denunce, comunicazioni o depositi presso il Registro delle Imprese. Agli amministratori delle imprese costituite in forma societaria, quindi, restano ormai solo due mesi per attivare un indirizzo PEC e depositarlo per l’iscrizione nel Registro Imprese entro il termine ultimo di 3 anni fissato dal Decreto Legge, ossia come detto entro il 29.11.2011, ed evitare la sanzione amministrativa prevista dall’art. 2630 del Codice Civile che le CCIAA applicheranno in caso di domande omesse o tardive.
05/10/2011