TERMINI DI PRESCRIZIONE E DECADENZA

Quanto tempo devono essere conservati i documenti

La conservazione dei documenti, quietanze e ricevute varie di pagamento riveste una notevole importanza nei rapporti tra cittadini, imprese e Pubblica Amministrazione.

Sapere quanto tempo vanno conservate le bollette delle utenze, le contravvenzioni stradali, le tasse in genere ed i vari pagamenti che si effettuano normalmente nella vita quotidiana è buona norma e senso civico.

Infatti, nel caso in cui venisse reclamato un pagamento che si ritiene di aver già interamente saldato, il modo più efficace, talvolta l’unico, consiste nell’esibire la ricevuta di pagamento o quietanza, che si dovrebbe aver conservato fin dal giorno dell’avvenuto versamento. Sul punto tuttavia, uno degli interrogativi più assillanti è quello di sapere fino a quando è necessario tenere la prova degli avvenuti pagamenti.

Definizioni

La prescrizione è un mezzo con cui l’ordinamento giuridico opera l’estinzione dei diritti quando il titolare non li esercita entro il termine previsto dalla legge (codice civile, art. 2934 e segg.).

La decadenza consiste nella perdita della possibilità di esercitare un diritto per il mancato esercizio in un termine perentorio (codice civile, art. 2964 e segg.).

In termini pratici i due concetti sono molto simili, ma giuridicamente non lo sono. La prescrizione, infatti, è stabilita solo dalla legge mentre la decadenza può anche essere frutto di accordi tra due parti. Gli esempi tipici sono il termine entro cui si devono contestare i vizi sui beni acquistati dai consumatori (due mesi dalla loro scoperta, la decadenza) ed il termine entro il quale tale diritto può essere esercitato, promuovendo magari una causa (due anni dall’acquisto, la prescrizione).

Non tutti i diritti sono soggetti a prescrizione (per esempio la proprietà, le azioni inerenti la contestazione della paternità e quelle di riconoscimento filiale, il riconoscimento di eredità e le domande di divisione dei coeredi, etc.); la norma regolatrice è l’art. 2934 del c.c.

Tempi e durata

Per legge esiste una prescrizione ordinaria a cui sono riferibili tutti i crediti per i quali la legge non specifica qualcosa di diverso. Tale termine è di dieci anni. Per determinati crediti, invece, vengono specificate delle prescrizioni brevi (di solito di cinque anni).

Le prescrizioni presuntive sono quelle per le quali la legge presume che dopo il decorso del termine il debito sia stato pagato. Possono durare dai sei mesi ad un anno e, proprio perché si basano su una presunzione prevista dalla legge (art. 2954 e 2955 c.c.), l’onere della prova è a carico del creditore richiedente.

Al debitore, infatti, è sufficiente declamare il decorso del termine per far scattare la prescrizione, mentre il creditore può interrompere la prescrizione compiendo un atto nel quale la legge riconosce la volontà di esercizio dello stesso. Nella pratica si realizza generalmente attraverso l’intimazione al pagamento.

Termini

Quanto tempo deve passare prima di cestinare una multa? almeno cinque anni; altrettanti dal pagamento di una tassa. Tempi tecnici per evitare di pagare due volte la stessa contravvenzione, nel primo caso, o per scongiurare l’arrivo di una cartella di pagamento per tributi già pagati nel secondo caso.

Ci sono poi documenti che, pur se non soggetti a obbligo di conservazione è comunque bene tenere sempre come il libretto di lavoro, il contratto di lavoro, le buste paga, i contratti di affitto, gli atti notarili di compravendita, i contributi previdenziali, le sentenze del tribunale, gli atti di matrimonio e perfino i risultati degli esami medici.

Ambito fiscale

I normali termini di accertamento devono essere eseguiti, a pena di decadenza, entro il 31 dicembre del quarto anno successivo a quello in cui è stata presentata la dichiarazione.

In caso di omessa presentazione della dichiarazione, l’avviso di accertamento può essere notificato fino al 31 dicembre del quinto anno successivo a quello in cui la dichiarazione avrebbe dovuto essere presentata.

Dichiarazioni dei redditi (Modello Unico e 730) e  pagamenti delle tasse (irpef, iva, etc)	5 anni	Dall'anno successivo a quello di dichiarazione. Il termine vale sia per i pagamenti delle tasse sia per la conservazione della documentazione (compresi gli oneri).
Indebita compensazione delle tasse, con crediti inesistenti (irpef, iva, etc)	8 anni + sanzione	Nuovo termine fissato dalla Finanziaria 2009.
Documenti relativi alla ristrutturazione della casa con detrazione fiscale (bonus del 41% o del 36%)	5 anni	Termine - calcolato a partire dall'anno successivo alla dichiarazione dei redditi - di conservazione di tutta la documentazione prevista per usufruire delle detrazioni (fatture, ricevute, bonifici bancari, etc.).
Contributi INPS	5 anni	Termine fissato dalla legge 335/1995.
TRIBUTI LOCALI (ICI, TARSU, TOSAP, Imposta comunale sulla pubblicità e diritto pubbliche affissioni)	decadenza massima per gli avvisi: 5 anni. termine di prescrizione: 10 anni	Cinque anni è l'attuale termine - massimo di decadenza - che riguarda la prima notifica degli avvisi di accertamento, con emissione delle cartelle esattoriali nei successivi tre. Esso parte dalla fine dell'anno di riferimento. Il termine di conservazione delle ricevute di pagamento che consigliamo è comunque quello della prescrizione ordinaria, ovvero dieci anni, visto che in merito la norma non è chiara e definita e che numerose interpretazioni giurisprudenziali fissano per questi tributi la prescrizione decennale (Cassazione 18432/2005 e 18110/2004).
Redditi in periodo di imposta 2005	5 anni	31/12/2010 se dichiarazione dei redditi presentata; 31/12/2011 se dichiarazione omessa.
Redditi in periodo di imposta 2006	5 anni	31/12/2011 se dichiarazione dei redditi presentata; 31/12/2012 se dichiarazione omessa.
Redditi in periodo di imposta 2007	5 anni	31/12/2012 se dichiarazione dei redditi presentata; 31/12/2013 se dichiarazione omessa.

Finanza privata

Lo specchietto riportata le prescrizioni e le decadenze riguardanti i diritti più comuni e di maggiore utilità.

Mutui e finanziamenti in genere	5 anni	Il termine valido ai fini fiscali è di cinque anni dalla scadenza. Per quanto riguarda i rapporti con la Banca, però è bene conservare tutta la documentazione del mutuo (contratto e ricevute di pagamento) per 10 anni dalla sua scadenza.
Assicurazioni	1 anno 5 anni	Le quietanze vanno conservate per un anno. Quelle utilizzate ai fini fiscali (polizze vita, infortunio e S.S.N.) per cinque anni, fino a quando si prescrivono i termini di accertamento fiscali.
Estratti conto	10 anni	Gli estratti conto bancari vanno conservati per 10 anni. In questo ambito è quindi possibile impugnare l’estratto conto per errori od omissioni.
Cambiali tratte e pagherò	3 anni art. 94 R.D. 1669/1933	Le cambiali vanno conservate per tre anni dalla scadenza.

Casa e utenze

Lo specchietto riportata le prescrizioni e le decadenze riguardanti i diritti più comuni e di maggiore utilità.

Affitto e ogni altro onere legato alla locazione	5 anni	Le ricevute di affitto devono essere conservate per cinque anni.
Spese condominiali	5 anni	Le spese condominiali vanno conservate per cinque anni.
Bollette e utenze varie	5 anni	Le fatture di acqua, gas, luce e telefono per uso domestico vanno conservate per 5 anni a partire dalla data di scadenza. Se le fatture sono oggetto di controversia il termine è di 10 anni.
Rifiuti	10 anni	Le tasse pagate per la nettezza urbana si conservano fino al decimo anno successivo al pagamento.
Canone TV	10 anni	Il canone Rai, così come la quasi generalità dei tributi, si prescrive con il decorso di 10 anni. Il periodo decorre dalla fine di gennaio dell’anno in cui va corrisposto il canone.
Rette scolastiche e lezioni	1 anno	Le ricevute di iscrizione si conservano per un anno. Se la lezione è impartita per tempi più lunghi di un mese il termine è di 3 anni. Il termine decorre dal compimento della prestazione.
Iscrizione a scuole e palestre private	1 anno	Le ricevute di iscrizione a scuole e palestre private si conservano per un anno dal termine della prestazione.

Auto

Lo specchietto riportata le prescrizioni e le decadenze riguardanti i diritti più comuni e di maggiore utilità.

Bollo	3 anni dalla scadenza	E' in pratica di quattro anni, perché cade alla fine del terzo anno successivo a quello in cui doveva avvenire il versamento (D.L. 2/86). Il termine vale anche se l'auto è stata venduta. Nello stesso termine si prescrive il diritto del contribuente al rimborso delle tasse indebitamente corrisposte.
Assicurazione	1 anno	Le quietanze vanno conservate per un anno; 5 anni se sono state utilizzate ai fini fiscali, come le assicurazioni sulla vita.
Multe e contravvenzioni stradali	5 anni art. 209 codice strada	A decorrere dal giorno in cui è stata commessa la violazione. Gli atti notificati successivamente (verbale e cartella esattoriale) fanno ogni volta decorrere un ulteriore termine di cinque anni.
Risarcimenti e contestazione di danno	2 anni	Il diritto al risarcimento dei danni causati dalla circolazione dei veicoli si prescrive in due anni dall’evento.

Acquisti e spese

Lo specchietto riportata le prescrizioni e le decadenze riguardanti i diritti più comuni e di maggiore utilità.

Alberghi	6 mesi	I pagamenti relativi agli alberghi vanno conservati per sei mesi; è in questo intervallo di tempo che l’albergatore può chiedere il pagamento del conto.
Scontrini fiscali	Variabile, minimo 2 anni	Deve essere conservato per tutta la durata della garanzia. Quando lo scontrino è legato ad una detrazione fiscale, invece, il termine di conservazione può arrivare anche a cinque anni.
Spedizioni e trasporti	1 anno	A decorrere dall'arrivo a destinazione della persona o dal giorno in cui è avvenuta (o doveva avvenire) la consegna della cosa. Il termine è di 18 mesi se il trasporto ha inizio o termine fuori Europa.
Diritto alla provvigione ai mediatori	1 anno	Dall’evento che fa scaturire il diritto, per gli immobili la firma del compromesso.
Compensi a professionisti	3 anni	Il termine decorre in genere dall’ultima prestazione.
Fatture per prestazioni di servizi	10 anni	Si tratta del termine di prescrizione ordinaria applicabile in mancanza di altre specifiche di legge. E' il tempo consigliato di conservazione delle prove di pagamento dei conti degli artigiani (meccanico, elettricista, etc).

06/12/2010

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Studio Ansaldi srl – corso piave 4, Alba (CN)

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